مبلمان
مبلمان و تزئینات اتاق کنفرانس باید در سطح حداقل نگه داشته شوند. به یاد داشته باشید که آویزهای دیواری روبرو به دوربین سیستم ویدئو کنفرانس نباید دارای سطوح بازتابنده باشند. اشیایی مانند آینه یا قاب‌های شیشه‌ای، منعکس کنندۀ نور بوده و ممکن است موجب شوند تا دوربین ویدیو کنفرانس روشنایی اتاق را بیش از حد جبران کند. این مطلب درمورد قفسه های شیشه دار و یا آینه دار و میزهای شیشه دار نیز صادق است. لوازم جانبی اتاق باید حداقل باشند زیرا آنها می‌توانند موجب عدم تمرکز شده و حتی در برخی موارد، سیستم ویدیو کنفرانس شما ممکن است پهنای باند بیشتری (به دلیل تغییرات نور) استفاده کند.
در هنگام انتخاب میز و صندلی برای اتاق، کارآیی هر قطعه را درنظر بگیرید. اگر اتاق شما تنها برای ویدیو کنفرانس استفاده می‌شود، می‌توانید از چیدمان نعل اسبی یا نیم دایره برای میز و صندلی‌ها استفاده کنید. با این چیدمان، شرکت کنندگان راه دور ویدئوکنفرانس می‌توانند تمامی افراد حاضر در اتاق کنفرانس را به راحتی مشاهده نمایند.
از سوی دیگر شما می‌توانید با چیدن میز و صندلی به صورت ردیفی، فضای مناسبی برای اتاق‌های آموزشی، سخنرانی، بحث و گفتگو ایجاد کنید. توجه داشته باشید نیاز شرکت شما مناسب ترین چیدمان صندلی را تعیین خواهد کرد.
پنجره‌ها و راه حل‌های آن
انتخاب اتاقی بدون پنجره برای ویدیو کنفرانس ممکن است همیشه امکان پذیر نباشد. نور خورشید می‌تواند توانایی دوربین برای گرفتن یک تصویر خوب را مختل کرده و مشاهدۀ یک کنفرانس را دشوار سازد چون تابش خیره کننده نور ممکن است در بسیاری از صفحه‌های نمایش و مانیتورها بر وضوح تصویر غالب باشد. در صورت امکان از یک اتاق داخلی بدون پنجره برای ویدئو کنفرانس استفاده کنید. برای اتاق‌های با پنجره‌های بیرونی، راه حل‌هایی مانند پرده‌های عمودی و یا لوردراپه که بتواند جلوی نور خورشید را بگیرد و یا خاموش کردن چراغ‌ها برای جلوگیری از تابش خیره کننده می‌تواند، موثر باشد. همانطور که در مورد پوشش دیوار گفته شد، برای حل مشکل پنجره‌ها نیز از به کاربردن پارچه‌های دارای الگو خودداری کرده و پارچه‌هایی را انتخاب کنید که تن رنگ پریده و خاموش دارند.
روشنایی
صرف نظر از وسایل روشنایی انتخاب شده، هدف این است که از یک فضای یکنواخت روشن با حداقل سایه برای سالن ویدئو کنفرانس استفاده کنیم. علاوه بر این، در مسیر لنز دوربین نباید هیچ نور مستقیمی وجود داشته باشد. لامپ‌های فلورسنت انتشاری برای اتاق ویدئو کنفرانس مناسب هستند و نیز لامپ‌های گرماتاب غیر مستقیم که نور آنها کمرنگ کننده است. نور مستقیم و آشکار مانند نور افکن‌های داخلی که باعث ایجاد سایه‌های سنگین می‌شوند به هیچ وجه در یک محیط ویدیو کنفرانس مناسب نمی‌باشند. اغلب ترکیبی از لامپ‌های گرماتاب غیر مستقیم و فلورسنت بیشترین انعطاف‌پذیری روشنایی را ایجاد می‌کنند.
الزامات تجهیزات اتاق ویدئو کنفرانس
تجهیزات صوتی
طنین و اکو می‌توانند باعث انحراف سیگنال‌های صوتی شوند. به همین دلیل است که استودیوهای ضبط حرفه ای اغلب با مواد عایق صدا طراحی می‌شوند. چیزهایی مانند فرش، پارچه، پرده‌های عمودی پارچه‌ای و پوشش‌های دیوار پارچه‌ای بهترین عناصر برای سالن‌های ویدئو کنفرانس هستند. علاوه بر این، سقف‌های دارای کاشی‌های ضد صدا می‌تواتد طنین یا اثر اکوی صوتی را کاهش دهند.
میکروفون‌هایی که به طور خاص برای ویدئو کنفرانس طراحی می‌شوند، بسیار حساس هستند. اگر میکروفن اتاق کنفرانس در مرکز قرار گیرد، اغلب آنها تا فاصلۀ ۲٫۵ متری دستگاه، صدا را ضبط خواهند کرد.
از حرکت دادن میکروفون در حین کنفرانس خودداری کنید. این کار ممکن است لغو اکو را با مشکل مواجه کرده و با ایجاد طنین منجر به حواس پرتی و عدم تمرکز دریک جلسۀ مهم شود. بسیاری از میکروفن‌های ویدئو کنفرانس معمولا در مرکز میز کنفرانس قرار داده می‌شوند، اما برخی از اتاق‌های بزرگ ممکن است به نصب چندین میکروفن از جمله در سقف و یا دیوار نیاز داشته باشند. میکروفونی که در نزدیکی سخنرانان قرار داده شده باشد باعث ایجاد بازتاب نویز شده و یک تجربه ناخوشایند ایجاد خواهد کرد.