معرفی سازمان
انجمن تلکو استرالیا، سرویس های ارتباطی چون تلفن همراه، تلفن ثابت، اینترنت، ویدئو کنفرانس و شبکه های داده ارائه می کند.
انجمن تلکو به کسب و کارهای منطقه ای دردولت های محلی استرالیا اجازه می دهد تا تقاضا برای ارتباطات راه دور را یکپارچه سازی کرده و بازاری آماده به کار ایجاد کند.
این سازمان از سوی بانک بندیگو با دو هدف تاسیس شده است:
اول: همسان شدن کسب و کار در دولت های محلی استرالیا با سرویس های صوتی و داده ای پایتخت ها برای رقابتی شدن فضا.
دوم: در جهت پیشرفت اقتصادی و اجتماعی جوامع.
انجمن تلکو همچنین به دنبال کسب سود از ارائه سرویس های ارتباط از راه دور، ایجاد اشتغال، پیشرفت شرکت و حمایت از جوامع محلی است.
دفتر مرکزی انجمن تلکو در بندیگو است و این شرکت دارای شعبه هایی در سراسر سواحل شرقی استرالیا شامل ساحل سان شاین، ایپسویچ، دوبو، ساحل مرکزی NSW بندیگو، بالارات،گیلانگ و لانسستون در تاسمانیا است. این شرکت بیش از ۱۵۰ کارمند تمام وقت دارد.
چالش
پیاده سازی بستری برای ارتباط با دفاتر و شعبه ها با استفاده از سیستم های نوین ارتباطی، در راستای برقراری ارتباط میان کارمندان شرکت اصلی و شعب برای برگزاری نشست ها و جلسات آموزشی بدون تحمیل هزینه های سفر و صرف زمان.
راهکار
استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس تیم و اتاق لایف سایز در دفتر مرکزی انجمن تلکو و هفت شرکت فرانشیزی آن در سراسر استرالیا گسترش یافت. کیفیت بالای صدا و تصویر امکان نشست های مفید و بهره مندی از گفتگوهای پویا را فراهم می آورد.
نتایج
سیستم ویدئو کنفرانس لایف سایز مانع هدر رفتن نیمی از وقت کارمندان شده و هزینه های سفر را تا ۶۰% کاهش داده است. به این ترتیب کارکنان از وقت خود بهتر استفاده کرده و می توانند توازن بیشتری میان کار و زندگی شان ایجاد کنند. انجمن تلکو هم اکنون راهکارهای لایف سایز را به مشتریان محلی می فروشد.
چالش
در یک هفته کاری مشخص بسیاری از کارمندان انجمن تلکو می توانستند در بیش از ۲۰ جلسه و نشست شامل جلسات هیئت مدیره با هر یک از شعب، مراسم رونمایی از محصولات جدید، کلاس های آموزشی و نشست های تیم فروش شرکت کنند.
پراکندگی جغرافیایی موجب تحمیل رنج سفر زیادی به کارمندان می شد. به عنوان نمونه یک کارمند برای نشست رو در رو با همکار خود در ایالتی دیگر باید از دفتر مرکزی دو ساعت سفر جاده ای به ملبورن داشته باشد و سپس با پرواز بین ایالتی به کوئینزلند، NSW یا تاسمانیا برود. با توجه به گستره فعالیت انجمن تلکو در مراکز منطقه ای، تنظیم کارمندان زمان زیادی را برای جا به جا شدن میان شعبه ها صرف می کرند و وقت زیادی را برای حضور در دفتر خود یا بودن در کنار خانواده در بندیگو نداشتند. تنها در سال ۲۰۰۷ انجمن تلکو تقریبا ۳۵۰ هزار دلار هزینه برای سفر کارمندانش پرداخت کرد.
درحالیکه ثابت شده بود که سفرهای بین ایالتی هزینه و زمان زیادی را از کارمندان می گیرد، جلسات برگزار شده به کمک تلفن یا وب کنفرانس هم بی اثر و خسته کننده بودند.
به گفته دیوید جوس، مدیر توسعه کسب و کار انجمن تلکو استرالیا، اشتباه های بسیاری با استفاده از سیستم ارتباطی قدیمی انجام شده که اثر مستقیمی بر کسب و کار داشته است.
“مشکلات کنفرانس های تلفنی و وب کنفرانس بعد از تماس خود را نشان می داد. من در برابر سیلی از پرسش ها قرار می گرفتم که کمی قبلتر آنها را پاسخ داده بودم. یکی از نمونه ها جایی بود که کارمند فروشمان اطلاعات داده شده در زمان تماس را به غلط تفسیر و اطلاعات نادرستی به مشتری ها داد و نتیجه اینکه محصول اشتباهی به آنها فروخت. دست آخر هم با این دست اطلاعات ارتباط درستی برقرار نشد و تیم های فروش نتوانستند خدمات پس از فروش را به مشتری ها ارائه کنند.”
انجمن تلکو باید پلی میزد میان شعب متعدد خود در سراسر جنوب شرق استرالیا تا کارکنان دفتر مرکزی بتوانند ارتباط درستی با همکاران فرانشیزی خود برقرار کرده و جلسات مفید و آموزش های سودمندی را بدون اتلاف وقت و هزینه برای سفر برگزار کنند.
برای مطمئن شدن از اینکه همه کارمندان گروه می توانند خود را با راهکار ارتباط تصویری یا همان ویدیوکنفرانس منطبق کنند، نیاز به سیستمی آسان برای استفاده بود که امکان ارتباط واقعی را در کنار کیفیت بالای صوتی و تصویری میسر سازد.