نکاتی برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس موفق

در اینجا تمریناتی عملی برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس موفق مبتنی بر محورهایی همچون آمادگی های پیش از جلسه کنفرانس، برقراری ارتباط کارا و موثر و قوانین و اصول رسمی ویدئو کنفرانس ارائه شده است:

آماده سازی پیش از جلسه کنفرانس

  • کمی زودتر از شروع جلسه در دفتر حاضر باشید تا سیستم ویدئو کنفرانس و لپ تاپ و سیستم های کامپیوتری و نرم افزار ویدئو کنفرانس را چک کنید و از کارکرد درست آنها مطلع شوید.
  • نورهایی که باعث انحراف چشم و حواس می شوند را به حداقل برسانید. باید سعی کنید ترکیب نورهای خارج از اتاق با نور فلورسنت داخل اتاق ویدئو کنفرانس به حداقل برسد تا مشکلاتی در زمینه دوربین های ویدئو کنفرانس و کیفیت تصاویر به حداقل برسد.
  • مطمئن شوید که نور کافی در اتاق ویدیو کنفرانس وجود دارد. این نور در حد همان نوری است که برای یک اتاق اداری استاندارد لازم است. اگر محیط شما بیش از اندازه تاریک باشد شما از سایر مکان ها به خوبی رویت نخواهید شد.
  • سعی کنید پیش زمینه مناسبی برای ارتباطاتی چون پیام های کوتاه و ایمیل ها انتخاب کنید. این کار باعث می شود بدون کوچکترین خلل در مباحث بتوانید با سایر افراد ارتباط برقرار کنید.
  • از رنگ های خنثی و  تا حدودی تیره در پوشش خود استفاده کنید. از طرح های چهار خانه، راه راه و رنگ های بسیار روشن و خیره کننده مثل سفید و قرمز که باعث منحرف شدن حواس از  صفحه مانیتور می شوند اجتناب کنید.

برقراری ارتباط  کارا و موثر

  • پیش از  برگزاری جلسه ویدئو کنفرانس تست صدا انجام دهید تا مطمئن شوید که همه افراد صدای شما را میشنوند.
  • با تن نرمال صحبت کنید و از فریاد کشیدن و صحبت کردن با صدای بلند اجتناب کنید.
  • مستقیما با میکروفن صحبت کنید. هنگام صحبت کردن سرتان را به سمت چپ و راست نچرخانید چرا که صدایتان در هر چرخش کم و زیاد می شود و به وضوح به گوش شرکت کنندگان در ویدئو کنفرانس نمی رسد.
  • هنگامی که شروع به صحبت کردید فقط به صحبت کردن ادامه دهید و از گفتن عبارت ” آیا صدای من را می شنوید ؟” یا چیزی شبیه آن خودداری کنید.
  • سعی کنید طبیعی و معمولی برخورد کنید و از چرخش های ناگهانی و خیره شدن در مانیتور بپرهیزید. اگر در طول جلسه راه می روید سعی کنید در محیط کوچکی قدم بزنید و آرام راه بروید.

قوانین و اصول رسمی حاکم بر  ویدئو کنفرانس

  • وقتی با مکان های مختلفی ویدئو کنفرانس دارید نام و مکان خود را در ابتدای جلسه عنوان کنید. انجام این کار باعث می شود تجهیزات سیستم ویدیو کنفرانس به سمت مکانی که شما در آن مستقر هستید متمرکز شوند و همچنین باعث می شود  سایرین بدانند که چه کسی سخنرانی می کند.
  • وقتی میکروفن شما روشن است دقت کنید که از مکالمات جانبی بپرهیزید و از ضربه زدن روی میز و جابجا کردن برگه ها که باعث ایجاد صدا می شود اجتناب کنید.
  • از ایجاد اکو و پژواک خودداری کنید. ایجاد اکو باعث به وجود آمدن مشکلاتی در ویدیو کنفرانس می شود. اگر امکان داشت میکروفن خود را تا زمانی که می خواهید صحبت کنید خاموش نگاه دارید و دوباره هنگامی که صحبت تان به اتمام رسید میکروفن را خاموش کنید.
  • تا جایی که امکان دارد مستقیما به دوربین نگاه کنید. این مساله باعث می شود سایر مکان ها این احساس را داشته باشند که شما مستقیما در حال صحبت با آنها هستید.