اگر اعضای تشکیل دهنده سازمان شما مانند اکثر شرکت ها متشکل از افراد متعدد باشد، به صورت مداوم با موضوعی به نام تشکیل جلسه روبه رو شده اید. حال اگر این اعضای تشکیل دهنده سازمان شما در نقاط مختلفی از نظر موقعیت جغرافیایی باشند، چالشی جدید در برابر شکل گیری جلسه قرار می گیرد. حتی در شرایط بحرانی، مانند ویروس کرونا که امروز با آن روبرو هستیم، از دیگر چالش هایی هست که در مقابل تشکیل یک جلسه قرار می گیرد. پس با تمام این موارد باید فکری برای پاسخ به این چالش ها داشت. خوشبختانه با توجه به اهمیت موضوع، تکنولوژی پاسخ مناسبی برای این معضل دارد و آن هم استفاده از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس (وب کنفرانس) است. به جرات می توان امروزه گفت نرم افزار های ویدئو کنفرانس یا وب کنفرانس تمامی نیازهای ما برای تشکیل یک جلسه در هر سازمانی را دارد.
اهمیت استفاده از ویدئو کنفرانس
امروزه با پیشرفت علم و تکنولوژی و نیاز روزافزون برای ارتباط هرچه بیشتر و سریعتر افراد با یکدیگر، حضور فیزیکی کارایی مناسب قبل را ندارد. برای این منظور نرم افزارهایی از سوی شرکت های بزرگ دنیا طراحی شده که این مهم را به صورت مجازی در قالب وب کنفرانس ارائه دادهاند. بنابراین با توجه به شرایط مذکور بسیاری از سازمان ها، شرکت ها، دانشگاه ها، مراکز علمی، اقتصادی و سیاسی مهم دنیا برای جلسات از ویدئو کنفرانس استفاده می کنند.
نرم افزار ویدئو کنفرانس مطلوب خود را چگونه بیابیم؟
با توجه به اهمیت موضوع شرکت های بسیاری در سراسر دنیا نسبت به ساخت و طراحی نرم افزارهای مختلف ویدئو کنفرانس اقدام نمودهاند. در این بین سوالی که ممکن است مطرح شود این است که کدام نرم افزار مناسب است و شما باید کدام یک را انتخاب کنید. برای پاسخ به این سوال، ما در این گزارش می خواهیم معروفترین، مهمترین و کاربردی ترین نرم افزارهای ویدئو کنفرانس موجود در این حیطه را بیان می کنیم. این کار علاوه بر آشنایی بیشتر با دنیای ویدیو کنفرانس، دیدگاه شما در انتخاب مناسب و ایده آل نرم افزار وب کنفرانس مطلوب را وسعت می بخشد. در ادامه به ذکر این موارد پرداخته و در نهایت بهترین نرم افزار برای ویدئو کنفرانس را بیشتر شرح خواهیم داد.
معروف ترین نرم افزار های ویدئو کنفرانس
- نرم افزار Zoom
- نرم افزار Slack
- نرم افزار BigBlueButton
- نرم افزار BlueJeans
- نرم افزار GoToMeeting
- نرم افزار Skype for Business
اکنون در ادامه این مقاله هر یک از موارد بالا را توضیح میدهیم.
نرم افزار ویدئو کنفرانس Zoom
نخستین نرم افزار وب کنفرانس که به سراغ آن میرویم، Zoom است. این نرم افزار یکی از محبوب ترین نرم افزار موجود است که میلیونها کاربر در سراسر دنیا از ویژگیهای مختلف و متنوع آن استفاده میکنند. از ویژگیهای بارز آن میتوان به امکان برگزاری جلسات یک به یک و وب کنفرانس گروهی اشاره کرد. جلسات یک به یک اینگونه است که کاربر میتواند علاوه بر تعامل همزمان با سایر شرکت کنندگان به طور مجزا با آنان ارتباط داشته باشد. در وب کنفرانس گروهی میزبان میتواند حداکثر ۵۰۰ شرکت کننده را پوشش دهد. البته نسخه رایگان این برنامه تنها ۱۰۰ شرکت کننده را برای مدت فقط ۴۰ دقیقه طراحی گردیده است که از ایرادات آن به شمار میرود. البته نباید از عدم زیبایی چینش و قالب کاربری آن به سادگی عبور کرد.
نرم افزار ویدئو کنفرانس Slack
این نرم افزار در سال ۲۰۱۳ توسط استورات باترفیلد و تیم آن جهت به وجود آوردن ارتباطی از جنس ویدئو کنفرانس ساخته و پرداخته شد. واژه Slack مخفف ” Searchable Log of All Conversation and Knowledge ” است که به معنای آن “لاگ قابل جستجو از مکالمات و دانش” میباشد. اسلک از طریق یک آدرس یا url که شما آن را تعیین میکنید می توانید سایر افراد شرکت کننده را به ویدئو کنفرانس خود بیافزایید. برای استفاده از آن باید وارد وبسایت اسلک به آدرس www.slack.com شده و در آن ثبت نام نمایید تا به تنظیمات آن دسترسی پیدا کنید. اما این نرم افزار با تمام ویژگیهای مثبت خود داری عیبی بزرگ است که آن عدم سازگاری نرم افزاری با ویندوز ۷ است. با توجه به اینکه بسیاری از کاربران در ایران از این ویندوز در سیستمهای خود استفاده میکنند، کاربری این برنامه وب کنفرانس را با مشکل روبرو ساخته است.
نرم افزار ویدئو کنفرانس BigBlueButton
بیگ بلو باتن یک برنامه وب کنفرانس است که نخستین بار توسط ریچارد آلام برای بهبود و توسعه تخصصی ارتباط آنلاین طراحی و ساخته شد. این نرم افزار با هدف ارائه آموزش بهینه و مفید از راه دور برای دانش آموزان و دانشجویان در یک دانشگاه شروع به کار کرد. برنامه مشابه دیگر که بسیار شبیه به آن است Adobe Connect میباشد. این نرم افزار و برنامه های مشابه آن بیشتر برای معلمان، دانش آموزان، دانشجویان و کسانی هدف آموزشی دارند مناسب است نه جلسات کاری و سازمانی.
نرم افزار ویدیو کنفرانس BlueJeans
این نرم افزار ویدئو کنفرانس مشابه نرم افزار Zoom است، با این تفاوت که میتوان گفت ویژگیهای پیشرفتهتری بر روی پلتفرم خود ایجاد کرده است. از ویژگیهای آن میتوان به کیفیت تصویری اچدی و پنل کنترل جامع برای بهبود کاربر خود کرد. یکی دیگر از نقاط مثبت این برنامه توجه به کاربران با معلولیت در شنوایی و بینایی است که امتیاز محسوس و بزرگی به حساب میآید. این برنامه از نظر ظاهری تا حدودی شبیه به نرم افزار Zoom از عدم زیبایی و چینش مناسب در کاربری خود رنج میبرد. در مورد کیفیت اتصال باید گفت که این نرم افزار وب کنفرانس از کیفیت بالایی در تماس و سرویس دهی برخوردار است. با این حال کاربران بیشتری قطع شدن تماس و اتصال سرویس تصویری آن را تجربه کردهاند.
نرم افزار ویدیو کنفرانس GoToMeeting
این برنامه به شما این امکان را میدهد تا بتوانید جلسات سازمانی خود در قالب ویدئو کنفرانس به صورت آنلاین با کیفیتHD، برگزار نمایید. از ویژگیهای آن میتوان به امنیت بالا و پرسرعت بودن، امکان ضبط و پخش، قابلیت به اشتراک گذاشت فایلها و امکان چت آنلاین اشاره کرد. اما زمانی که صحبت از اشتراک گذاری صفحات در ویدئو کنفرانس میشود نسبت به برخی از رقبای خود مانند Zoom از توانایی کمتری برخوردار است. این موضوع حتی در برنامهریزی و تنظیم جلسات این نرم افزار وب کنفرانس نسبت به برخی دیگر از برنامههای مشابه خود، قابل مشاهده خواهد بود. به عنوان مثال اگر شما بخواهید جلسات برنامهریزی شده خود را به گوگل یا تقویم یاهو ارسال نمایید، این نرم افزار پاسخگوی ما نخواهد بود.
نرم افزار ویدئو کنفرانس Skype for Business
اما در نهایت میخواهیم یک نرم افزار قوی و حرفهای دیگر در حیطه وب کنفرانس که از ویژگیهای قابل توجهای برخوردار است را بررسی کنیم. اسکایپ فور بیزینس در واقع یک نرم افزار وب کنفرانس یکپارچه درون سازمانی کامل و مناسب برای برگزاری جلسات در شرکتهای بزرگ و کوچک است. این برنامه دارای کنفرانس صوتی و تصویری، ضبط جلسات، پیام رسانی، چت گروهی، سامانه تلفنی، پیام صوتی، ارسال و دریافت فایلها، اعلام حضور و… است. این نرم افزار میتواند به صورت اختصاصی بر روی سرور شخصی فرد و یا فضای ابری و یا ترکیبی از هر دو حالت قرار گیرد. همچنین میتوان آن را بر روی سیستمهای متعدد دارای ویندوز، دستگاه های دارای سیستم عامل IOS، موبایلها و تبلتهای اندروید، نصب و از آن استفاده کرد. با توجه به استفاده مکرر سایر نرم افزارها از ویژگیهای دیگر این برنامه ویدئو کنفرانس به سازگاری آن با تمام نرم افزارهای مایکروسافت اشاره کرد. به عنوان مثال شما به راحتی میتوانید از برنامه آفیس خود مانند Word و PowerPoint که این اتفاق برای یک ویدئو کنفراس عالی مناسب است. در کنار زیبایی کاربری و سهولت در استفاده افراد از نرم افزار، به امنیت مناسب و ایمن نگه داشتن اطلاعات و مدیریت اکانتها اشاره کرد. همچنین بر خلاف برخی از دیگر از نرم افزار های ویدئو کنفرانس مشابه، امکان برنامهریزی جلسات در آن وجود دارد. به عنوان مثال شما میتوانید به راحتی یک جلسه را از قبل برنامهریزی کرده و تاریخچه پیامها به سهولت در Outlook قابل مشاهده خواهد بود. اگر بخواهیم لیستی از همه ویژگی های مثبت این نرم افزار ویدئو کنفرانس را ذکر کنیم، قطعا نیازمند یادداشت و گزارش مفصل و طولانی دیگری است.
چگونه نرم افزار ویدیو کنفرانس Skype for Business را تهیه کنیم.
شرکت مهندسی نوآوران با یک تیم حرفهای مهندسی این توان را دارد تا این نرم افزار ویدئو کنفرانس را به صورت اختصاصی برای سازمان ها و شرکت ها راه اندازی نماید.
ما در این مقاله سعی کردیم تجربیات تیم مهندسی خود را به صورت جامع و در عین حال خلاصه در اختیار شما قرار دهیم. اگر شما در سازمان خود به فکر تغییر مثبت و بهروز جهت افزایش بهره وری قطعا این تجربیات برای رساندن شما به هدفتان مفید خواهد بود.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق