اهمیت استفاده از نرم افزار کنفرانس در دوران دورکاری

نرم افزار کنفرانس

در حالی که ما اطلاعات زیادی در مورد چگونگی تغییر دنیایی که در آن زندگی می کنیم با وجود کوید ۱۹ نداریم، به نظر می رسد یک چیز کاملاً واضح است: فاصله گذاری اجتماعی، بهترین روش ما برای کند کردن این ویروس و در نتیجه نجات جان انسان هاست.
در حالی که همه نمی توانند در خانه کار کنند، اکثر شرکت هایی که این گزینه را دارند، اجازه داده اند و یا حتی کارکنان خود را مجبور به کار از راه دور کرده اند. خوشبختانه، بسیاری از مشاغل در عصر دیجیتال نیاز به چیزی بیش از یک لپ تاپ، نرم افزار کنفرانس ، برق و وای فای ندارند. اما ارسال همه چیز به آسانی با مک بوک ها امکان پذیر نیست و نمی توان فقط به این امید داشت که در آینده تجارت طبق روال معمولی، پیش خواهد رفت.
بنابراین چگونه می توان روحیه خود را حفظ کرد و فرهنگ مشارکت را ادامه داد، در حالی که همه در خانه با یک شیرینی یا ظرف پر از ماکارونی نشسته اند و نگران اعضای پیر خانواده خود هستند یا در حالی که با فرزند نوپایی که باید در مهدکودک باشد روز های خود را درخانه می گذرانند؟

از آنجا که دانشمندان براین باورند که Covid-19 آخرین عارضه ای نیست که خواهیم دید و با گسترش جامعه مدرن و گرم شدن کره زمین، شیوع آن بیشتر و بیشتر می شود، علاوه بر یافتن راه هایی برای مقابله با انزوای اجتماعی امروز، مشاغل باید به فکر آینده باشند.

دفاتر خانگی در مقایسه با دفاتر امروزی

اگر کارمندان شما هنوز هم در دفتر کار می کنند، آماده باشید تا به زودی همه را به خانه بفرستید تا از آنجا کار کنند. در ادامه به روش هایی که در این دوران قابل اجرا هستند، مطرح شده است:

اطمینان حاصل کنید که همه سخت افزار مورد نیاز خود را دارند.

ممکن است به معنای این باشد که به کارمندان خود اجازه دهید از کارت های اعتبار شرکت چند خرید اضافی انجام دهند. همه آمادگی و مهارت ندارند که در خانه کار کنند. برای افزایش بهره وری، باید اجازه بدهید کارمندان برای خود مانیتور یا برخی تجهیزات دیجیتال دیگر را خریداری کنند. اگرچه امیدوارم که این ها همه موقتی باشد اما باید از “گلوگاه فناوری” دوری کرد. بنابراین سیستم های ارگونومیک گزینه های مناسب تری هستند.

دستور العمل کار در منزل تهیه و منتشر کنید.

و این لازم نیست که خیلی پیچیده و گسترده باشد. وضع برخی از قوانین اساسی در مورد برقراری ارتباط و همکاری کارمندان و در دسترس بودن و همچنین پیش بینی انتظارات به کارکنان شما کمک می کند تا یک کار ساختار یافته در منزل انجام دهند .

بوسیله بازی های سرگرم کننده با انزوای اجتماعی مبارزه کنید.

رفتن به سر کار صرفا ارزش تجاری ایجاد نمی کند. ما معمولاً همکاران خود را بیشتر از خانواده و نزدیکترین دوستان خودمان می بینیم. اگر ناگهان آن بخش از زندگی اجتماعی قطع شود، به طور بالقوه در کنار بسیاری از تعاملات اجتماعی دیگر، انسان از نظر روحی رنج می برد.

ما به عنوان موجودات اجتماعی، در انزوا عملکرد خوبی نداریم. برای یادگیری و تحمل آن، در مورد انتخاب کارمندان تصادفی برای یک قرار نوشیدن قهوه بصورت مجازی فکر کنید! یا می توانید یک گپ گروهی ترتیب دهید که افراد بتوانند در مورد ایده های غذا در قرنطینه یا نمایش کلیپ های مورد علاقه خود بحث کنند. هر چیزی که به پیوند و احساس ارتباط بیشتر بین کارمندان کمک کند.

چگونه یک خانه اداری را با فناوری مناسب برای آینده آماده کنیم؟

آماده سازی موفقیت آمیز برای دوره های طولانی مدت در منازل شامل دو جنبه دارد:

آماده سازی فیزیکی (سخت افزار، نرم افزار، ابزار)
آمادگی ذهنی (طرز فکر، انگیزه، مهارت های ارتباطی و …)

ما باید هر دو بخش را تا حدودی تجهیز کنیم. البته توجه داشته باشید که سیستمی همه منظوره و فراگیر وجود ندارد. به عنوان مثال، اگر تجارت شما با داده های بسیار حساس (مانند شرکت های مراقبت های بهداشتی یا سازمان های دولتی) سر و کار دارد، کاربرد برخی از استراتژی ها و ابزارهای ذکر شده به سادگی برای شما مؤثر نیستند.

ملزومات سخت افزاری برای منزل

خوشبختانه، نیازی نیست این مسئله را پیچیده تر از آنچه هست کنیم. اول از همه: از کارمندان خود بپرسید که برای انجام کارشان به بهترین نحو، به چه چیزی نیاز دارند. برخی دوست دارند از کیبوردهای خارجی ارگونومیک استفاده کنند، برخی دیگر بهتر می بینند که در لپ تاپ های خود تایپ کنند.

وسایل کوچکتر را می توان در دوران قرنطینه به منزل برد اما ممکن است لازم باشد اشیا بزرگتر مانند مانیتور، اضافه خریداری شوند.

برای اینکه بتوانید از راه دور، کار تولیدی داشته باشید، ارتباطات باید به طور یکسان برقرار باشد که فقط با تجهیزات زیر امکان پذیر است:

وب کم کنفرانس خوب
سیستم های صوتی عالی
سیستم های کنفرانس آینده نگر

نرم افزار کنفرانس آنلاین و ابزار مناسب برای دورکاری

علاوه بر نیازهای معمول نرم افزاری، باید تجهیزات برقراری ارتباط خود را نیز بیشتر کنید. استفاده از نرم افزار کنفرانس تصویری مانند Slack و Zoom، اسکایپ فور بیزینس، GoToMeeting و … دیگر اختیاری نیستند. بلکه باید برای این پنج نوع ارتباط، سیستم هایی اختصاص دهید:

جلسات آنلاین یا به صورت تک به تک یا در گروه های بزرگتر.
برای جلسات گروهی در سطح شرکت، خیلی مهم است که هیچکدام از شرکت کنندگان نادیده گرفته نشوند و بتوانند برای سوال کردن یا دست بلند کردن هنگام رای گیری اقدام کنند.
ارتباط نوشتاری “در زمان واقعی”.
ایمیل در اینجا ایده آل نیست، زیرا فاقد احساس چت کردن است. مطمئن شوید که ابزار مورد نظر به شما امکان می دهد تا با هم تیمی ها چت کرده و نوتیفیکیشن هایی را برای آنان ارسال کنید.
ارتباطات نوشتاری طولانی مدت مانند ایمیل.
اشتراک گذاری مدارک و اسناد
مانند ویکی پدیا داخلی (به عنوان مثال با Confluence) یا فایل های اشتراک گذاری شده در Google Drive یا SharePoint.
نرم افزار مدیریت پروژه و کار
مانند Jira ، Trello یا Monday تا افراد بتوانند وظایف مورد نیاز خود را به یکدیگر اطلاع دهند و پروژه ها را برنامه ریزی کنند.

علاوه بر وظایف تجاری که در دسترس هستند، ابزارهای ارتباطی که ارتباط بین کارمندان را آسان می کند، به کم شدن فشار روانی در تنهایی نیز کمک خواهد کرد.

علاوه بر این “بایدها “، یکسری اقدامات اختیاری نیز باید در نظر گرفته شود:

برای محافظت از داده های حساس خود، VPN را تنظیم کنید.
بکارگیری ابزارهای چون Freedom برای کارکنان به آنان این اجازه را می دهد که وب سایت های خاصی را در طول روز مسدود کنند.
اگر KPI ها را از قبل ردیابی نمی کردید، حالا شروع کنید. به این ترتیب، همه می دانند که چه چیزی از آن ها انتظار می رود و می توانید بررسی کنید که تیم شما چگونه کار می کند، حتی اگر آن ها به صورت فیزیکی کنار هم نباشند. مثال هایی برای ارزیابی KPI می تواند حل کردن مشکلات، برقرای تماس، یا به پایان رساندن وظایف باشد.

اگر تصمیم به نصب skype for business دارید می توانید از مشاوره کارشناسان ما در واحد ویدئو کنفرانس بهره مند شوید.

۰۲۱۴۲۹۸۱

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق